株式会社カイゼンテクノロジ（以下「当社」といいます。）は、AI電話オペレーターサービス「xVoice」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報を、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、電気通信事業法その他の法令および「電気通信事業における個人情報等の保護に関するガイドライン」に従い、以下のとおり取り扱います。
| 事業者の名称 | 株式会社カイゼンテクノロジ |
|---|---|
| 住所 | 【本店所在地】 |
| 代表者の氏名 | 【代表者名】 |
| 個人情報保護管理者 | 【役職・氏名】 |
本サービスでは、立場の異なる3種類の方の情報を取り扱います。取扱いのルールが異なるため、区別してお読みください。
| 区分 | どなたか | 主な情報 |
|---|---|---|
| 契約者 | 当社と利用契約を締結されたお客様（法人の場合はその担当者の方） | アカウント情報、契約・請求情報、本人確認書類 |
| 通話相手 | 契約者の電話番号（AI番号）に電話をかけた方、または本サービスから電話を受けた方。当社と直接の契約関係にありません | 通話音声、文字起こし、要約、電話番号、通話日時 |
| 来訪者 | 対面受付端末を操作された方 | 音声、文字起こし、名刺の画像および記載事項 |
当社は、取得する個人情報を必要最小限にとどめます。
当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。これら以外の目的では利用しません。
| 対象 | 利用目的 |
|---|---|
| 契約者に関する情報 | 本サービスの提供、アカウントの管理、利用料金の計算および請求、犯収法に基づく取引時確認および確認記録の作成・保存、疑わしい取引の届出、反社会的勢力の該当性の確認（利用規約第17条に基づく役員・申込者情報の反社チェック）、お問い合わせ・障害対応、重要なお知らせの通知 |
| 通話相手に関する情報 | AIによる電話応対の実施、通話内容の文字起こしおよび要約の作成、契約者への当該要約および通話履歴の提供、契約者が指定する宛先への通知（メール・SMS）、見守りサービス等において健康状態等の要配慮個人情報が含まれる場合の、文字起こし・要約およびご家族等への通知、障害調査 |
| 対面受付における情報 | 受付応対の実施、担当者への取次ぎ、来訪記録の作成および契約者への提供 |
| 電話帳情報 | 電話番号に対応する氏名・会社名の表示、電話番号の重複防止、電話応対機能との連携 |
| 技術情報 | 不正利用の防止、セキュリティの確保、障害の調査 |
当社は、通話音声、文字起こしおよび要約を、AIモデルの学習には利用しません。また、委託先においても学習に利用されない設定としています。
通話または対面受付の内容に、健康状態その他の要配慮個人情報に該当する情報が含まれる場合があります（例：見守りサービスにおける体調に関する会話）。当社はこれらを本サービスの提供（文字起こし・要約・契約者およびそのご家族等への通知）にのみ利用し、それ以外の目的では利用しません。見守りサービスのように要配慮個人情報の取得が想定されるサービスにおいては、通話の冒頭案内その他の方法により、要配慮個人情報が取得され得ることをご本人にお知らせし、あらかじめご本人の同意を得たうえで取得します（法第20条第2項）。
| 対象 | 保存期間 |
|---|---|
| 通話音声・文字起こし・要約 | 【○か月】（契約者が設定した期間。上限は当社が定めます） |
| 対面受付の応対記録・名刺画像 | 【○か月】 |
| 電話帳情報 | 契約者による削除または契約終了時まで（VCFファイル自体は保存しません） |
| アカウント情報・通話履歴 | 契約終了時に削除 |
| 犯収法に基づく確認記録・取引記録 | 契約終了の日から7年間（法令に基づく保存義務。削除請求には応じられません） |
| 会計帳簿上の記録（個人を特定する情報を含まないもの） | 法定の保存期間 |
当社は、個人データの安全管理のため、次の措置を講じています。
| 組織的 | 個人情報保護管理者の設置、取扱者の限定、取扱状況の記録および定期的な点検、漏えい等発生時の報告体制の整備 |
|---|---|
| 人的 | 従業者への教育、秘密保持義務の徹底 |
| 物理的 | 端末・記録媒体の管理、権限のない者の閲覧防止 |
| 技術的 | 通信の暗号化（TLS）、パスワードのハッシュ化保存、アクセス権限の分離、ログイン試行の制限、録音データの非公開保存。電話帳および本人確認情報の氏名・番号は認証付き暗号方式（AES-256-GCM）で暗号化し、電話番号の重複判定には鍵付きハッシュを使用 |
| 外的環境の把握 | 個人データの保存および処理を行う国（日本および米国）における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。詳細は別紙のとおりです |
当社および提携事業者は電気通信事業者であり、通話の内容、発信者および着信者に関する情報は、電気通信事業法第4条に定める通信の秘密として保護されます。当社は、法令に基づく場合または通話の当事者の同意がある場合を除き、これを取得、利用または第三者に提供しません。
本サービスにおける通話の録音、文字起こしおよび外部事業者への送信は、通話の開始時に自動音声により通話相手にお知らせしたうえで行っています。お知らせの内容に同意される場合は所定の操作により同意の意思を示していただき、同意されない場合は通話を終了してください。
当社のウェブサイトおよび管理画面では、ログイン状態の保持その他サービスの提供に必要な範囲でCookie等を使用します。当社が外部送信規律（電気通信事業法第27条の12）の対象となるアクセス解析・広告等の外部送信を行う場合には、対象該当性を判断のうえ、送信先、送信される情報、利用目的およびオプトアウトの方法を本ページに公表します。現在、当該外部送信は行っていません。
個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事態が生じ、個人の権利利益を害するおそれが大きい場合には、個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を、法令に定める期限内に行います。
本ポリシーを改定する場合は、本ページに掲示してお知らせします。重要な変更については、あらかじめ通知します。